Как сдать в архив документы ликвидированной организации?

Содержание

Сдача документов в архив при ликвидации

Как сдать в архив документы ликвидированной организации?

Дата размещения: 15 апреля 2012

>>Допускается републикация статьи с индексируемой ссылкой — «Источник: ELport.ru»

В любом государстве и при любом его политическом устройстве время от времени происходит такое явление, как ликвидация предприятий.

Архивное законодательство о передаче документов при ликвидации предприятий

Фрагмент документа. Пункт 9.7 Основных правил работы архивов организаций

9.7. При ликвидации организации ее документы подлежат передаче в организацию, являющуюся ее правопреемником.

9.7.1. При ликвидации организации, являющейся источником комплектования государственного архива, без правопреемника документы постоянного срока хранения и документы по личному составу передаются в архив вышестоящей организации. В случае невозможности передачи документов в вышестоящую организацию по решению комиссии, образованной для передачи дел и имущества (ликвидационной комиссии), согласованному с соответствующим органом управления архивным делом, эти документы передаются в государственный архив.

9.7.2. Документы по личному составу ликвидированной организации при отсутствии правопреемника и вышестоящей организации передаются на временное хранение в специализированный архив (центр) документов по личному составу, а при его отсутствии — в государственный архив.

9.7.3. Уничтожение документов с неистекшими сроками временного хранения организаций, ликвидируемых без правопреемника, проводится только по решению соответствующего органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации или муниципального образования и оформляется актом с приложением описи уничтожаемых документов.

9.7.4. Документы ликвидируемой без правопреемника организации, срок хранения которых на момент ликвидации истек, уничтожаются в порядке, установленном в п. 2.4.1 — 2.4.7 настоящих Правил.

9.7.5. Организацию упорядочения документов ликвидируемой организации, передачи их на хранение или уничтожение осуществляет ликвидационная комиссия.

Обычно госархив формируют крупные предприятия, действующие в системе федеральных министерств или ведомств. Основные правила для ликвидируемых организаций, у которых правопреемник отсутствует, предлагают два алгоритма действий:

— первый вариант — это передача архива ликвидируемого предприятия в вышестоящую организацию;

— второй вариант — передача такого архива в соответствующий государственный архив.

Но следует отметить, что такие архивы или центры в нашей стране пока созданы далеко не везде. В случае отсутствия такого архива функции архивов по личному составу возложены на соответствующие государственные архивы.

Итак, наиболее частой бывает ситуация, когда ликвидируется предприятие, которое ранее никогда не являлось источником комплектования государственного архива. При этом отсутствует правопреемник ликвидируемого предприятия (допустим, его хозяин просто официально решил закрыть свое дело). Естественно, отсутствует и вышестоящая организация. На этом наиболее распространенном случае автор данной статьи и хотел бы остановиться подробнее.

Сдача документов в архив при ликвидации — Куда обращаться, чем руководствоваться, что передавать

В период своей ликвидации для решения вопроса о передаче архивных документов предприятию необходимо обратиться в соответствующий орган управления архивным делом, действующий на территории своего субъекта Российской Федерации. Информацией о его местонахождении обычно располагает местная администрация. В настоящее время практически каждая администрация имеет свой сайт в сети Интернет, поиск соответствующей информации в которой значительно ускорит получение необходимых сведений.

К первоначальной беседе с архивистами вам необходимо подготовиться:

— установить крайние даты документов, образующих архивный фонд вашего предприятия и

— подсчитать количество дел, подлежащих передаче на архивное хранение, отдельно по каждой категории (постоянного хранения, временного (свыше 10 лет) хранения, временного (до 10 лет) хранения и по личному составу).

Вот примерный перечень документов по личному составу, которые могут существовать на предприятии:

— приказы по личному составу (или распоряжения, записки и т.п.);

— личные дела уволенных сотрудников;

— личные карточки уволенных сотрудников, в том числе временных (ф. Т-2);

— документы (выписки из протоколов, списки трудов, отчеты) конкурсной комиссии по замещению вакантных должностей, избранию на должность лиц (работников);

— протоколы заседаний комиссии по установлению трудового стажа для выплаты надбавки за выслугу лет;

— указатели к приказам по личному составу;

— книги (журналы, карточки) учета приема, перемещения (перевода), увольнения работников;

— книги (журналы, карточки) учета личных дел, личных карточек, трудовых договоров (контрактов), трудовых соглашений;

— книги (журналы, карточки) учета выдачи трудовых книжек и вкладышей к ним;

— невостребованные личные документы (трудовые книжки/трудовые списки, дипломы, аттестаты, свидетельства и т.п.);

— лицевые счета по заработной плате сотрудников (либо при отсутствии таковых — документы, их заменяющие: расчетно-платежные ведомости, налоговые карточки);

— акты о несчастных случаях.

https://www.youtube.com/watch?v=hmJGuauyLpw

По требованию принимающей стороны предприятие должно передать ряд дополнительных документов, например, учредительные (подлинники или копии свидетельств о регистрации, перерегистрации, ликвидации, уставов, учредительных договоров и т.п.).

Сдача документов в архив при ликвидации организации 0 Как подготовить документы

Согласно подразделу 9.3 Основных правил все имеющиеся на предприятии документы «передаются. в государственный архив в упорядоченном состоянии. «. В пп. 3.7.23 Основных правил описан порядок систематизации дел по личному составу.

Читайте также  Действительна ли доверенность при смене руководителя организации?

Заголовки дел в годовом разделе сводной описи дел по личному составу систематизируются по номинальному признаку с учетом следующей последовательности:

приказы (распоряжения) по личному составу;

списки личного состава;

карточки по учету личного состава (при отсутствии отдельной описи личных дел);

личные дела (при отсутствии отдельной описи личных дел);

лицевые счета рабочих и служащих по заработной плате (расчетные ведомости по зарплате);

невостребованные трудовые книжки (при отсутствии отдельной описи);

акты о несчастных случаях.

Иногда личные карточки формируются в личных делах. Автор данной статьи не сторонник такого способа их формирования. Но окончательное решение, безусловно, за принимающей стороной. Поэтому если у вас используется именно такой способ, обязательно проконсультируйтесь с принимающей стороной по поводу того, как отобразить этот факт в учетных документах — в описи, предисловии к описи и т.п.

Индекс дела, необходимый для второй графы, указывается по последней номенклатуре дел. Если номенклатуры дел на предприятии нет и никогда не было, что в коммерческих организациях бывает очень часто, данную графу придется оставить пустой.

Причем следует помнить, что уничтожение документов производится в специальных пунктах вторсырья, где вам необходимо получить соответствующую квитанцию, наличие которой отражается в акте. Сама квитанция будет являться приложением к нему.

Но если все же имеется правопреемник, данные документы могут потребоваться последнему в его работе. Словом, этот вопрос также необходимо проработать и решить с принимающей стороной исходя из практической ценности данных документов.

Оборудование для эковаты

Выдувные установки. Производственные линии.

Источник: http://zakonosfera.ru/cat-num-6/sdacha-dokumentov-v-arhiv-pri-likvidatsii.php

Сдаем документы после ликвидации кампании в архив

Как сдать в архив документы ликвидированной организации?

Куда отдавать документы после ликвидации фирмы или ИП? Такой вопрос возникает очень часто. Любая организация, совершая процесс самоликвидации, сталкивается с большим количеством проблем, начиная от выплат задолженностей или сверки налоговых отчетов и заканчивая грамотным оформлением документации фирмы, а также определением места ее хранения.

Согласно законам РФ, документы ликвидируемой компании следует передать в распоряжение государственного или муниципального архива, при этом никакого значения не имеет официальный статус и конечная цель упраздняемого предприятия.

На сегодняшний день на территории России порядок мероприятий с документами при аннулировании фирмы регламентируют, помимо Гражданского Кодекса, следующие законодательные акты:

  •  «Основные правила работы архивов организаций»;
  • «Об архивном деле в РФ»;
  • «Об обществах с ограниченной ответственностью»;
  • «Положение о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ».

Документы, подлежащие передаче в архивное учреждение

Следует обязательно при ликвидации компании отправлять в архив документы постоянного хранения и по личному составу, срок действия которых равен 75 годам. Выполнение данного требования является крайне важным для уволенных работников, так как вышеуказанная документация – это единственное основание для начисления им в будущем пенсий, а также восстановления трудового стажа, в том числе и льготного.

1. Документы постоянного срока хранения (т.е. эти документы после закрытия или ликвидации организации) руководитель обязан передать в обработанном состоянии на постоянное хранение в Архивный фонд РФ (Государственный, городской или муниципальный архивы):

  • приказы по основной деятельности
  • журнал регистрации приказов по основной деятельности
  • штатные расписания
  • структура организации
  • номенклатура дел
  • описи дел
  • акты об уничтожении дел и утрате документов
  • целевые программы информатизации
  • прейскуранты, ценники, тарифы на продукцию и услуги
  • годовые планы и отчеты
  • годовые бухгалтерские балансы
  • годовые отчеты в фонды (ФСС, ПФ, Статистика) и ИФНС
  • годовые сметы и др.
  • уставные документы
  • документы о приватизации
  • реестры акционеров
  • реестры владельцев ценных бумаг
  • списки лиц, имеющих право на дивиденды
  • журналы, книги учета работы с акциями
  • заключение ревизионных комиссий, аудиторов, органов финансового контроля
  • гранты
  • лимиты
  • паспорта сделок
  • документы о благотворительной деятельности
  • и другие документы

2. Документы по личному составу (45 — 75 лет хранения):

  • приказы по личному составу (прием, перевод, увольнение работников)
  • журналы регистрации приказов по личному составу
  • штатные расстановки (с указанием Ф.И.О. и окладов сотрудников)
  • личные дела работников
  • личные карточки форма Т-2
  • трудовые договоры с физическими лицами
  • журналы регистрации трудовых книжек (50 лет)
  • лицевые счета работников
  • расчетно-платежные ведомости (при отсутствии лицевых счетов)
  • сведения о совокупном доходе работника за год
  • индивидуальные сведения о доходе работника (для ПФ)
  • списки работников на производстве с вредными условиями труда
  • табели и наряды работников вредных профессий
  • акты расследования профессиональных отравлений и заболеваний (45 лет хранения ЭПК)
  • акты, заключения, отчеты, протоколы, справки о производственных авариях и несчастных случаев (45 лет хранения ЭПК). Если связано с крупным материальным ущербом и человеческими жертвами — хранить постоянно.
  • и другие документы

Кроме того, в государственный архив должны быть переданы и документы временного хранения, которые продолжают быть в силе, ведь данная информация может оказаться значимой с юридической или экономической точки зрения. Стоит также подчеркнуть, что передача документации в упорядоченном виде осуществляется ликвидатором и только на основании соглашения, подписанного представителями архива и ликвидационной комиссии.

Документы временного срока хранения (5 — 10 лет хранения)

•             приказы на отпуска и командировки

•             приказы по административно-хозяйственной деятельности

•             договоры с юридическими лицами

•             документы по госзакупкам

•             акты о приеме выполненных работ

•             бухгалтерские документы

•             путевые листы

•             и другие документы

Подготовка документов в архив

Совершить процедуру самостоятельной обработки документов для непрофессионала крайне сложно, поэтому рекомендуется воспользоваться помощью сотрудников специализированных фирм, заключив с ними предварительно соглашение на оказание услуг   по упорядочению и экспертизе ценности документации.

Читайте также  Как выйти из состава учредителей некоммерческой организации?

Места хранения ценных бумаг аннулируемой организации

При упразднении компании первоочередное право на получение документации имеет фирма-правопреемник либо вышестоящее в отношении ликвидируемой организации предприятие. В случае если по закону таких учреждений нет, ликвидационная комиссия обязана обратиться в специализированный центр, в обязанности которого входит временное хранение документов по личному составу.

К сожалению, на текущий момент такие особые архивы созданы только в некоторых регионах страны, что существенно затрудняет деятельность не только государственной архивной организации, но и ликвидационного органа.

Так, согласно законодательным нормам, муниципальный архив обязан принять в распоряжение документы личного состава и постоянного хранения, однако при отсутствии свободных площадей на момент обращения он вправе отказать и разместить на своей территории бумаги временного срока. В подобной ситуации достаточно целесообразно воспользоваться услугами профессиональных архивных фирм, при сотрудничестве с которыми возникает куда меньше проблем.

Условия передачи документов в архив или иное специализированное учреждение

Крайне важно соблюсти при оформлении документов в архивную организацию все формальности. Не следует забывать, что во время фактического вручения бумажного наследия компании ликвидационной комиссии, стоит подписать передаточный акт, согласно которому она получает все права по управлению делами.

В последствие именно данный орган по аннулированию предприятия заключает договор с архивным центром, где прописывается отдельным пунктом, что финансовые затраты, связанные с подготовкой и последующим хранением документов, возлагает на себя ликвидируемая компания. В договоре с архивной организацией также имеет принципиальное значение указание об уничтожении документов в связи со сроком истечения  их действия и возмещением расходов.

Вместе с тем, заключать соглашение не требуется источникам государственного комплектования, которыми чаще всего являются крупные ведомственные предприятия. Для выяснения, обладает ли компания подобным статусом, следует обратиться в соответствующий орган управления архивными делами.

На какие нюансы обратить внимание при аннулировании организации?

При ликвидации компании необходимо учесть следующие немаловажные аспекты:

  • ознакомиться с архивным учреждением посредством запросов в местную администрацию и до передачи документов в архив выяснить заранее предъявляемые к ним требования;
  • продумать все пункты договора приема-передачи, зафиксировать обязательства всех сторон, проверить наличие дел и составить акт с указанием их количества, а также технического состояния;
  • позаботиться об особо важных документах и передать их в специальные архивохранилища.

Таким образом, каждая компания, подвергающаяся ликвидации, обязана провести данную процедуру согласно всем нормативным актам и требованиям, поскольку от правильности действий напрямую зависит будущее бывших работников фирмы.

Надеюсь теперь вам стало более понятно, куда и каким образом сдаются документы после ликвидации фирмы или ИП

Получайте новые статьи блога прямо к себе на почту:

Сдаем документы после ликвидации кампании в архив обновлено: Январь 20, 2017 автором: Все для ИП

Источник: https://vse-dlya-ip.ru/kak-zaregistrirovat-ip/dokumenty-posle-likvidacii

Куда сдаются документы после ликвидации предприятия — Сборник юридических рекомендаций

Как сдать в архив документы ликвидированной организации?

Куда отдавать документы после ликвидации фирмы или ИП? Такой вопрос возникает очень часто. Любая организация, совершая процесс самоликвидации, сталкивается с большим количеством проблем, начиная от выплат задолженностей или сверки налоговых отчетов и заканчивая грамотным оформлением документации фирмы, а также определением места ее хранения.

Согласно законам РФ, документы ликвидируемой компании следует передать в распоряжение государственного или муниципального архива, при этом никакого значения не имеет официальный статус и конечная цель упраздняемого предприятия.

На сегодняшний день на территории России порядок мероприятий с документами при аннулировании фирмы регламентируют, помимо Гражданского Кодекса, следующие законодательные акты:

  •  «Основные правила работы архивов организаций»;
  • «Об архивном деле в РФ»;
  • «Об обществах с ограниченной ответственностью»;
  • «Положение о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ».

Хранение и уничтожение документов при ликвидации ООО

Как сдать в архив документы ликвидированной организации?

|Статьи|Ликвидация|Хранение и уничтожение документов при ликвидации ООО

Ваши вопросы по теме: 0

В ходе предпринимательской деятельности оформляется большое количество документов — бухгалтерских, кадровых, технических. С прекращением юридического лица документация не утрачивает свое значение для третьих лиц, ее необходимо хранить определенное время.

За уничтожение или недобросовестное хранение документации бывшие руководители и учредители ООО несут административную и уголовную ответственность.

Правовой центр «Аспект» систематизировал для вас положения приказов Министерства культуры Российской Федерации, Федерального закона об архивном деле и Основных правил работы архивов организаций, одобренных Коллегией Росархива.

1. Классификация документов по срокам хранения и видам регулирования

Типовые управленческие документы, которые хранятся в архиве ООО к моменту ликвидации, принято разделять на следующие категории:

  • локальные нормативные акты, касающиеся порядка функционирования компании;
  • бухгалтерская документация, отражающая запланированные и фактические результаты деятельности и расчет материальных показателей;
  • взаимодействие со сторонними организациями;
  • кадровая документация;
  • инвентаризационные документы;
  • административно-хозяйственная документация;
  • документы социально-бытовой направленности;
  • маркетинговые исследования и внешние материалы, касающиеся компании;
  • профсоюзная документация.

Важно: документы хранятся в оригиналах, а при отсутствии оригинала — в копиях. Копии заверяются либо нотариально (при возможности сличения с оригиналом), либо руководителями организации, уполномоченными на подписание аналогичных документов.

Для всех документов определен срок хранения, при ликвидации юридического лица рассчитывается остаточный период хранения документов, и на этот срок они передаются в архивную организацию.

Сколько хранить документы после ликвидации ООО?

  • Меньше 10 лет хранятся временные документы.
  • Больше 10 лет хранятся долгосрочные документы.
  • Документы вечного хранения сохраняются постоянно.

Важно: срок хранения исчисляется с 1 января года, следующего за годом создания документа.

К временно хранящимся относятся документы:

  • бухгалтерские, подтверждающие доходы и расходы, необходимые для расчета и уплаты налогов (хранятся 4 года, а документы о понесенных убытках — в течение всего срока уменьшения налоговой базы);
  • аудиторские заключения (5 лет);
  • документы налоговых агентов об уплате налога на доходы физических лиц (5 лет);
  • налоговые о получении инвестиционных льгот (6 лет либо на весь срок льготных ставок, если применяется налог на прибыль организаций);
  • нотариально заверенные документы по передаче имущества с НДС, включая бумажный и электронный журналы учета и книгу продаж (4 года и более);
  • отчетность в государственные внебюджетные фонды об уплате страховых взносов — электронные документы, форма 4-ФСС, расчетные квитанции (от 5 лет);
  • таможенные (5 лет после совершения контрольных операций);
  • транспортные (административные материалы по дорожно-транспортным происшествиям — 3 года, диагностические карты — 3 года, путевые листы — 5 лет);
  • касающиеся акцизов (3 года — журналы учета акцизных и специальных марок, 4 года — сведения об авансовых платежах, 5 лет — о поступлении и нанесении федеральных специальных марок);
  • по банкротству — отчеты арбитражных управляющих (5 лет) и электронные протоколы результатов торгов (10 лет);
  • квитанции о принятии наличных денег и идентифицирующие личность документы (5 лет в целях противодействия легализации и отмыванию денежных средств).
Читайте также  Как узнать какой Пенсионный Фонд у организации?

Документы с усиленной квалифицированной электронной цифровой подписью хранятся 4 года. Звуковые и видеодокументы хранятся 3 года с момента записи, а фотографии — 5 лет с момента съемки.

Длительное время хранятся документы:

  • по труду и занятости (аттестационные заключения, акты и журналы регистрации несчастных случаев на производстве, материалы расследований по ним — 45 лет; акты о случаях профессиональных заболеваний — 75 лет);
  • по капитальному строительству (общие и специальные журналы учета строительных работ, документы по реконструкции и капитальному ремонту — 20 лет);
  • по радиационной безопасности (карточки учета индивидуальных доз облучения персонала — 50 лет).

Действует различие по кадровым документам, оформленным до и после 01.01.2003 года. Первые хранятся 75 лет, а вторые всего 50 лет.

2. Архивирование документов, подлежащих хранению после ликвидации ООО

Хранение документов после ликвидации ООО может осуществляться в нескольких видах архивов и разными способами. Самый популярный способ архивирования документов при ликвидации ООО — формирование бумажных складов.

Рекламные компании и творческие объединения оставляют после себя аудиовизуальные архивы. Документы, имеющие общественную ценность, научную или техническую, сдаются в соответствующие государственные архивы.

Современным способом сохранения значимой информации при ликвидации ООО является сдача документов в архив на электронных носителях.

Архивы, принимающие документы на хранение от закрывшихся компаний, бывают государственные и частные. Государственные архивы хранят значимые документы бесплатно, а частные архивы хранят любые документы, но на платной основе.
Архивный фонд Российской Федерации принимает на хранение документы:

  • имеющие важное политическое или научное значение;
  • составленные выдающейся в какой-либо сфере личностью;
  • созданные в важном историческом месте или в значимый период времени;
  • касающиеся важных событий;
  • содержащие уникальную информацию.

Сдаваемые в Архивный фонд документы должны обладать целостностью, позволяющей их использовать.

Документальный фонд компании передается в архив, сгруппированный следующим образом:

  • сначала объединяются документы одного отдела, потом всей компании;
  • внутри документов одного подразделения устанавливается хронологический порядок;
  • документы отделов разделяются по видам, определенным степенью их важности;
  • в зависимости от особенностей документооборота входящая и исходящая документация могут храниться отдельно или формировать тематическую переписку

При передаче на хранение для каждой группы документов составляется перечень с указанием порядковых номеров и последовательности нахождения бумаг в папке или коробке: это позволит использовать их в будущем при возникновении необходимости.

При передаче в ходе ликвидации ООО документов в частный архив составляется договор, который от лица компании подписывается ликвидатором или арбитражным управляющим. В договоре указываются перечень передаваемых документов и сроки их хранения.

Хранение осуществляется на возмездной основе, может включать в себя только нахождение документов в архиве до истечения предусмотренного в законодательстве срока или дополнительные услуги по подготовке архива.

Кадровые документы длительного срока хранения передаются в государственный архив.

За нарушение порядка передачи документов на хранение в архив при ликвидации ООО ответственные лица могут быть привлечены к административной ответственности: штрафу до 300 тысяч рублей (ст. 13.25 КоАП РФ).

3. Порядок уничтожения документов при ликвидации ООО

Что делать с документами после ликвидации ООО? Если они не относятся к документам, подлежащим хранению, либо их срок хранения истек, документы после ликвидации ООО уничтожаются.Для определения документов, подлежащих уничтожению при ликвидации ООО, организовывается экспертная комиссия с участием руководителей юридического лица (директора, учредителей, ликвидатора, арбитражного управляющего).

Перечень уничтожаемых документов указывается в приложении к решению об уничтожении.

Важно: это касается только документов, чьи сроки хранения установлены в нормативных актах.

Внутренняя переписка, какая-либо внешняя справочная информация и другие документы, не влияющие на чьи-либо права и обязанности, могут уничтожаться без составления описей и актов о выделении документов к уничтожению.

При наличии собственного оборудования, позволяющего уничтожить документы без возможности восстановления (должна соблюдаться конфиденциальность информации), компания может уничтожить документы самостоятельно. Оборудование может быть арендовано, либо услуга может быть оказана на мобильной станции утилизации бумаг.
В случае уничтожения документов вне места нахождения юридического лица составляется акт передачи документов на переработку. Акты относятся к документам постоянного хранения.

Умышленное повреждение или уничтожение подлежащих хранению официальных документов является уголовным преступлением и может повлечь для ответственного лица штраф до 200 тысяч рублей или даже лишение свободы на срок до одного года (ст. 325 УК РФ).

Основной нормативный документ:

  • Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».

Решаете вопрос о хранении и уничтожении документов при ликвидации ООО? Обратитесь за помощью к Правовому центру «Аспект»: мы поможем закрыть юридическое лицо быстро и без лишних расходов.

Источник: http://pcaspekt.ru/hranenie-i-unichtozhenie-dokumentov-pri-likvidatsii-ooo/