Кто должен делать штатное расписание в организации?

Содержание

Составление штатного расписания

Кто должен делать штатное расписание в организации?

Штатное расписание – один из основных документов, призванных решать на предприятии вопросы кадрового характера. В нем прописываются вакантные места и их количество, тарифная ставка по той или иной специальности, возможные надбавки. Только с помощью данной бумаги владелец или директор предприятия может заключать трудовые договора или сокращать сотрудников.

Зачем нужен документ штатного расписания?

Составление данного документа является обязательным, так как он уберегает работников от необоснованного увольнения (см. также – как правильно уволить сотрудника), гарантирует правильную оплату труда. Кроме того, без наличия расписания нельзя проводить сокращение согласно ст. 81 ТК РФ и принимать на работу специалистов и рабочих.

На основании данного документа руководство выносит следующие постановления:

  • Подписание заявления на работу;
  • Снятия работника с должности;
  • Суммы выплат заработной платы;
  • Установление тарифной ставки того или иного работника.

Руководствуясь все тем же документом отдел кадров:

  • Подбирает необходимые трудовые кадры;
  • Подготавливает необходимые документы в сфере кадров;
  • Анализирует качественный состав работников;
  • Вносит предложения по реорганизации кадрового состава;
  • Подготавливает необходимую документацию.

Отсутствие штатного расписания считается нарушением КЗоТа и карается штрафами

Выписки из кадрового документа могут потребоваться налоговой службе, инспекции по труду, различным фондам – пенсионному и социального страхования и даже Центру занятости.

Кто занимается составлением?

Ответственность за составление может налагаться на различные отделы в зависимости от того, какова структура предприятия. Так, составлять его могут:

  • Специалисты из отдела кадров;
  • Бухгалтер или главный бухгалтер;
  • Экономист;
  • Руководитель предприятия.

Документы для составления расписания

При составлении расписания необходимо опираться на ряд нормативных документов, куда относятся:

  • Классификаторы профессий;
  • Трудовой кодекс РФ;
  • Тарифная сетка, утвержденная государством.

Кроме этого, при составлении бумаги рекомендуется брать за основу форму документации №Т-3. Правда, данная форма фиксации расписания не обязательна для применения и служит в качестве шаблона или примера, на основе которого каждое предприятие может составить свою форму для разработки расписания. Стоит отметить, что в форме зафиксированы основные реквизиты для заполнения.

Документ о количестве рабочих и их окладах составляется самостоятельно предприятием и отражает все сведения о сотрудниках, кроме внештатных.

В случае если установленная форма не устраивает руководство предприятия, ее всегда можно адаптировать под требования организации.

Что отмечается в документе?

В штатном расписании указываются следующие данные:

  • Информация о кадровом составе организации и окладе каждого работника;
  • Структура предприятия – отделы, филиалы, другие подразделы;
  • Должности в соответствии со специальными классификаторами, причем, включая вакантные должности и места для инвалидов. Указанная в документе должность фиксируется в трудовой книжке при приеме на работу;
  • Объем единиц штата для каждой вакансии. В случае вакансии, предусматривающей работу по совместительству, в соответствующей строке фиксируется значение 0.5 или 0.75;
  • Оклад для каждой должности. При заполнении данной строки необходимо помнить о минимальной заработной плате. С помощью данного документа фиксируются доплаты – в процентном или денежном виде. Такие надбавки зачастую предоставляются за стаж, выслугу, тяжелые или опасные условия труда, престижность заведения.

Составляя расписания на одинаковые должности с разным уровнем оплаты труда, для каждой единицы прописывается профессия и квалификация, тарифная ставка.

Количество требуемых специалистов зависит от структуры предприятия, установленными ранее нормативами численности и обслуживания. При этом учитывается объем работы на предприятии.

Образец составления штатного расписания

Предлагаем пример структуры штатного расписания согласно форме № Т-3.

В шапке штатного расписания или на титульной странице указываются следующие данные:

  • Название организации – полное наименование предприятия, при наличии сокращенного варианта оно указывается в скобках сразу за полным;
  • Код по ОКПО – индификационный номер предприятия. Найти его можно воспользовавшись «Общероссийским классификатором предприятий и организаций». Подробнее о коде ОКПО читайте тут;
  • Номер документа – присваивается порядковый номер расписания;
  • Дата составления – указывается число, месяц и год, когда был составлен документ;
  • Утверждено. В данной строке также необходимы места для номера и даты приказа. Заполняются после утверждения расписания;
  • На период – в данной строке указывается дата вступления в действие расписание и срок его окончания;
  • Штат (единиц) – общее количество рабочих мест, отображенных в документе.

Основная часть документа представляет собой таблицу, в которой прописывается:

  • Наименование раздела – отделов, филиалов, представительств. Обычно сначала идут административные отделы, далее – отделы и цеха;
  • Код подразделения – номер в структуре организации. На небольших предприятиях может не заполняться;
  • Должность и квалификация работника. Для заполнения данного столбца можно использовать классификаторами профессий ОК 016-94, классификатором занятий ОК 010-93, другими классификационными справочниками;
  • Количество единиц рабочего штата;
  • Тарифная ставка, оклад;
  • Надбавки – устанавливаются как законодательством, так и самим работодателем. Фиксированная сумма или процент;
  • Всего – указывается сумма оклада со всеми надбавками. При этом если все выплаты указаны в рублях, то считается общая их сумма. В противном случае ставится прочерк, указываются примечания и перечисляются нормативные акты для надбавок;
  • Примечания – внесение дополнительной информации и пояснений.

На основе внесенных данных по окладу и надбавках, а также количеству штатных единиц просчитывается бюджет заработной платы организации. Данная сумма указывается на штатном расписании. Внизу под готовым расписанием необходимы подписи руководителей предприятия, отдела кадров и бухгалтерии. Печать на готовом документе не ставится.

Данная структура может быть использована при составлении штатного расписания любого предприятия.

Утверждение и сроки действия

Зачастую новое расписание составляется в начале года. Готовый документ утверждается руководителем с помощью приказа. После этого в строку «Утверждено» на готовом документе вносятся номер и дата приказа.

В связи с тем, что штатное расписание напрямую связано с оплатой труда, вводить новый вариант лучше всего в начале месяца.

Готовый документ издается в трех экземплярах. Один находится у руководителя предприятия, второй – в отделе кадров, третий – в бухгалтерии.

Руководители структурных подразделений получают извлечения из штатного расписания.

Сроки действия документа строго не нормированы. Зачастую расписание составляется на год, но в некоторых случаях оно может действовать несколько лет или же измениться через пару месяцев в связи с реорганизацией предприятия. Обычно руководство предприятия само устанавливает сроки действия расписания и указывает его на самом документе.

Корректировка документа

В некоторых ситуациях может возникнуть потребность во внесении изменений в действующий документ. Одними из наиболее распространенных причин становятся:

  • Появление новых должностей;
  • Корректировка оклада;
  • Изменения в списке вакантных должностей и должностей по совместительству;
  • Сокращения должностных единиц;
  • Переименование подразделов и должностей.

Изменить действующий документ можно двумя способами:

  1. Составить новое расписание;
  2. Издать указ о внесении изменений в уже готовом документе.

Об изменениях, которые предполагают ухудшение условий работы на предприятии – уменьшение размера заработной платы, увеличение рабочего времени и т.д., руководство обязано известить работников за 2 месяца до их вступления в силу.

: Как заполнить штатное расписание с помощью 1С?

Один из наиболее простых способов составления штатного расписания – применение для его составления разнообразных компьютерных программ. Одна из них – 1С. В данном видео-уроке представлена информация о том, как с помощью программы составить штатное расписание и правильно оформить его.

Штатное расписание – базовый документ, на основе которого осуществляется прием на работу, сокращение, а также рассчитывается итоговая заработная плата за месяц. За его составление отвечает любой уполномоченный руководством работник. Единых требований к оформлению документа нет, но большинство предприятий используют для его создания форму №Т-3.

Источник: https://moyaidea.ru/sostavlenie-shtatnogo-raspisaniya.html

Расставляем штат

Кто должен делать штатное расписание в организации?

Прежде чем расставить людей по должностям и назначить им оклады, давайте определимся с перечнем сотрудников, которые нам нужны и закрепим этот перечень в штатном расписании. В нем же определимся – какие оклады мы готовы платить за работу этих сотрудников.

Данные из штатного расписания вы будете использовать при составлении плана своей хозяйственной деятельности, т.к. в нем есть информация о фонде оплаты труда.

Штатное расписание у вас потребуют контролирующие органы при проведении проверок. Налоговики попросят захватить с собой штатное расписание, вызывая вас на комиссию по уровню заработной платы на предприятии. Федеральная инспекция труда обращает внимание на наличие полного пакета кадровых документов, упомянутых в Трудовом кодексе РФ. А штатное расписание там упомянуто и не один раз.

Согласно статье 57 ТК РФ, раскрывающей содержание трудового договора, в трудовом договоре указываются: наименование должности, специальности, профессии с указанием квалификации в соответствии со штатным расписанием организации.

Статья 15 ТК РФ описывает трудовые отношения как отношения, основанные на соглашении между работником и работодателем о личном выполнении работником за плату трудовой функции (работы по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации; конкретного вида поручаемой работнику работы). Т.е. штатное расписание является обязательным кадровым документом на любом предприятии.

ШТАТНОЕ РАСПИСАНИЕ – это организационно-распорядительный документ, в котором оформляется структура, штатный состав и численность организации, перечень наименований должностей, профессий с указанием квалификаций и окладов, а также возможных надбавок для каждой из должностей.

Кто составляет штатное расписание?

Если вы читали предыдущую статью, и, воспользовавшись данными там советами, возложили обязанности по ведению кадрового делопроизводства на кого либо из сотрудников, то вам точно известен тот человек, который этим займется.

Составляем штатное расписание

Мы составляем штатное расписание по унифицированной форме № Т-3, утвержденной Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004г № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной документации по учету труда и его оплаты». Поверьте личному опыту общения с инспекцией по труду – это самый безопасный вариант.

Читайте также  Кем утверждается учетная политика организации?

Форма № Т-3 выглядит вот так:

Начинаем заполнять:

В строке «Наименование организации» пишем полное или сокращенное наименование организации в соответствии с учредительными документами – Общество с ограниченной ответственностью «ПРЕДПРИЯТИЕ» или ООО «ПРЕДПРИЯТИЕ».

В графе «Код по ОКПО» указываем код организации по ОКПО. Его можно уточнить у главного бухгалтера или из информационного письма органа государственной статистики.

В графе «Номер документа» указываем порядковый номер данного штатного расписания. При первичном составлении штатному расписанию присваивается №1, а в последующем применяется сквозная нумерация.

В строке «Дата составления» указываем дату создания документа. Обратите внимание, что дата составления и время, с которого штатное расписание вводится в действие могут различаться.

В графе «на период __________ с «___»_________20___г.» указываем время действия штатного расписания и дату, с которой штатное расписание вступает в силу. Например, «на период 2013г. с 01 июля 2013г.»

В гриф утверждения документа вносим реквизиты приказа руководителя, которым был утвержден данный документ, а ниже указываем общее количество штатных единиц предприятия (итог графы 4 табличной части).

Заполняем табличную часть:

Графа 1 «Структурное подразделение» отражает организационную структуру предприятия. Структурные подразделения можете указывать в любом порядке, например, по алфавиту, но удобней расставлять их в зависимости от функциональной значимости: сначала административно-управленческое подразделение, затем бухгалтерию и т.д. Внутри подразделений можете выделить службы, цеха, отделы, группы и т.п.

Графа 2 «Код» содержит код структурного подразделения, который вы ему присвоили в своей организации. Если системы кодирования у вас нет, можете заняться ее разработкой прямо сейчас (очень удобный повод) или просто проставлять номера по порядку расположения в штатном расписании. Если же у вас государственная организация, то кодирование подразделений обязательно.

В графе 3 «Должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория) квалификации» указывается вид трудовой деятельности работника. Если работа в организации не связана с тяжелыми условиями труда или предоставлением дополнительных льгот (например, дополнительного отпуска), то наименование должности присваивайте самостоятельно.

Если же при выполнении работы определенным сотрудником нормы законодательства предусматривают дополнительные льготы, то целесообразно использовать наименования должностей и профессий указанных в следующих документах:

  • Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОК 016-94) (принят и введен в действие Постановлением Госстандарта России от 26.12.1994 № 367);

Источник: https://csb-sov.ru/?page=a010713

Штатное расписание: пример и бланк

Кто должен делать штатное расписание в организации?

Наличие этого документа не обязательно по закону. И, все-таки, он есть во многих, особенно крупных, компаниях. В этой статье разбираем важные вопросы: как заполнить штатное расписание, кто его должен утверждать и можно ли работать без него.

Что такое штатное расписание и для чего нужно

«Кадры решают все», — сказано в советские времена, но не утратило актуальности и в современном деловом мире. Действительно, если сравнить организацию с живым организмом, то штатное расписание будет выполнять в нем роль скелета — структуры, на которую «наращиваются» кадры: рабочие, менеджеры, руководители разных уровней.

Сколько компании нужно всего сотрудников? Сколько из них должны занимать руководящие должности? Сколько всего требуется подразделений? Какие есть перспективы роста? Сколько надо платить всем этим людям? Если задавать такие вопросы хаотично, управлять бизнесом будет непросто. Но когда в организации есть штатное расписание, картина становится намного более четкой. Итак, первая причина для составления «штатки» — практическая, оно помогает:

  • Сформировать четкую структуру предприятия.
  • Набирать эффективную команду и всегда вовремя реагировать на появление вакансий.
  • Управлять фондом заработной платы и контролировать оплату труда.

Указывать конкретные имена сотрудников не обязательно. Штатное расписание — это структурный документ, на основании которого служба занятости наполняет штат сотрудниками. При приеме на работу сотрудника или после его увольнения основной документ не меняется.

Целесообразно предусмотреть в штатном расписании все подразделения организации: от отделов до филиалов. Это означает, что если у компании есть филиалы, в том числе и в разных городах, для них не обязательно разрабатывать отдельные документы, достаточно в основном ШР заполнить графы с 1 по 10-ю для каждого подразделения.

Еще одна важная причина связана с возможными проверками. На первый взгляд, Трудовой кодекс не обязывает работодателей составлять ШР: можно прописывать названия должностей, служебные обязанности и оклады в трудовые договоры. С другой, есть ряд законодательных актов, выполнить требования которых без «штатки» довольно сложно.

Так, из статей 15 и 57 ТК явствует, что если по трудовому соглашению сотрудник выполняет обязанности, связанные с определенной должностью, эта должность должна соответствовать ШР. Например, если в договоре сказано, что человек принят на должность офис-менеджера, ШР должно содержать эту должность. А раз так, стоит уделить этому документу должное внимание.

Наличие ШР налагает определенные обязательства на кадровую службу. Так, если в расписании значится должность, за ней должен быть закреплен работник. Если должность вакантна, HR-отдел должен об этом знать и искать человека. В противном случае при проверке могут быть санкции, ведь это нарушит требования Закона №1032-1 от 19.04.1991 года.

Следует помнить, что «штатка» относится к документам первичного учета. Его могут попросить при налоговой проверке, так как по нему удобно проверять оклады и фонд заработной платы.

Как правильно составить штатное расписание

Несмотря на то, что обязательных норм и образцов составления ШР нет, всем, кто несет ответственность за этот документ, хочется видеть конкретный пример правильного заполнения.

Здесь уместно взять за основу унифицированную форму Т3, которую Госкомстат России утвердил 05.01.2004 года. С 2013 года постановление об этой форме отменено, а все образцы из обязательных превратились в рекомендованные. То есть при необходимости любая компания может вносить в шаблон изменения в соответствии с внутренним потребностями организации. Однако надежнее, да и проще, придерживаться уже разработанных ранее стандартов.

При разработке индивидуального бланка ШР надо следить за соответствием второй части статьи 9 закона «О бухгалтерском учете».

Составление штатного расписания можно условно разделить на заполнение трех основных разделов: шапка, основная и заключительная части. Рассмотрим каждый раздел подробно.

Шапка

Вне зависимости от формата (по форме Т-3 или без нее), заголовочная часть начинается с наименования документа. В нашем случае это «Штатное расписание». Также обязательно указать все реквизиты компании:

  • Название, включая организационно-правовую форму (ООО, АО или другое).
  • Регистрационный номер, а также коды ОКУД и ОКПО.

Здесь же следует прописать даты: составления, утверждения, вступления в силу, окончания действия. Стоит также предусмотреть гриф утверждения.

Обратите внимание: унифицированной формой не предусмотрен строгий формат утверждения, поэтому стоит руководствоваться существующими государственными стандартами заполнения грифа утверждения. Подробнее об утверждении ШР — далее в статье. Чтобы на практике разобраться со всеми нюансами составления, скачайте образец документа.

Основная часть

Согласно унифицированной форме, этот раздел штатного расписания формируется на основе десяти граф:

  • Графа 1: Название подразделения (с заглавной буквы).
  • Графа 2: Код подразделения (надо взять из документа о структуре организации).
  • Графа 3: Название и код должности. Если в подразделении работает несколько специалистов, их лучше указывать в порядке ниспадающей иерархии – от руководителей до рядовых работников. Если есть требования по квалификации или разряду — указывать.
  • Графа 4: Количество вакансий для каждой должности. Совместители и работающие на часть ставки суммируются для этой графы. Например, если в отделе есть 3 полставочника и один сотрудник на полную ставку, значение для графы равно 2,5.
  • Графа 5: Тарифная сетка или оклад.
  • Графы 6–8: Данные о надбавках и видах финансовой мотивации, если такая предусмотрена.
  • Графа 9: Итоговый фонд зарплаты. Для расчета следует умножить число из графы 4 на сумму значений из граф 6,7 и 8. Эта графа должна быть заполнена даже в том случае, если оплата труда смешанная или бестарифная.
  • Графа 10: Заметки и примечания, если они есть.

Заключительная часть

Здесь, как правило, расположены подписи тех, кто отвечает за составление и выполнение «штатки». Например, главбух и начальник отдела кадров. В официальной форме нет места для печати, поэтому она ставится по усмотрению руководителя.

Если специфика компании предполагает использование временных или сезонных работников, стоит дополнить ШР графой «Срок выполнения работ». Если в штате есть сотрудники, которые работают в опасных условиях, названия их должностей должны совпадать с теми, что перечислены в государственных классификаторах и других нормативных актах. Если штатное расписание составлено и утверждено, названия должностей в трудовых договорах должны совпадать с указанными в нем.

Кто составляет штатное расписание в организации

Вопрос о том, кто должен разрабатывать ШР — один из наиболее частых на форумах кадровиков. И это неудивительно, ведь нет законодательно утвержденных нормативов, касающихся «штатки». Важно то, что он объединяет кадровые вопросы с финансовыми.

Поэтому логично, чтобы структуру организации и названия должностей прописывали специалисты отдела кадров, а экономисты или бухгалтеры занимались графами, касающимися тарифной ставки, надбавок и других финансовых вопросов.

В небольших компаниях все задачи по составлению ШР часто берет на себя главный бухгалтер.

Когда составляется штатное расписание

Оптимальный вариант — составить и утвердить сразу после основания компании. Если по каким-то причинам это не было сделано, никогда не поздно такое расписание составить.

Установленной законом периодичности составления ШР нет. На усмотрение руководства это можно делать 1 раз в год, а можно чаще или реже. Чаще всего компании выбирают такой режим: документ составляют ежегодно, на этапе планирования следующего года. В течение этого периода, если возникает необходимость, в него вносят изменения, подтверждая их соответствующими приказами.

Эксперты рекомендуют закрепить форму ШР, а также порядок и периодичность его обновления отдельным локальным нормативным актом.

Как утвердить

Утверждает штатное расписание руководитель компании или сотрудник, который имеет такие полномочия (это должно быть указано в учредительных документах). Надо издать соответствующий приказ, а в документе, в грифе утверждения, проставить данные о распоряжении: его номер и дату вступления в силу.

Сроки хранения

Как и другие организационно-нормативные документы компании, ШР имеет определенный срок хранения. Чтобы определить, насколько долго следует хранить этот документ, обратимся к приказу Министерства культуры № 558 от 25.08.2010. В нем есть несколько позиций:

  • Хранится постоянно, если разработан на этом же предприятии. Если на стороне — то срок хранения всего 3 года.
  • Проекты и рабочие документы по составлению такой документации — 5 лет.
  • Внутренняя переписка, связанная с изменениями в ШР, должна сохраняться 3 года после того, как эти изменения были приняты.
  • Смежный документ (штатные расстановки) следует хранить 75 лет.

Источник: https://www.pro-personal.ru/article/1097650-19-m4-shtatnoe-raspisanie-chto-eto-i-kak-sostavit

Штатное расписание

Кто должен делать штатное расписание в организации?
Штатное расписание является обязательным документом, который должен быть на предприятии. Этот документ можно разработать по собственному шаблону, учитывая все особенности Вашей деятельности (для ИП, ООО, гостиницы, кафе, ЧОП, строительной компании) или скачать уже готовый бланк Т-3 в удобном для Вас формате *doc или *xls с нашего сайта.

С помощью этого онлайн-сервиса для ИП или этого онлайн-сервиса для организаций можно вести налоговый и бухучет на УСН и ЕНВД, формировать платежки, 4-ФСС, СЗВ, Единый расчет 2017 подавать любую отчетность через интернет и пр.(от 250 р/мес.). 30 дней бесплатно, при первой оплате(если переход по этим ссылкам с этого сайта) три месяца в подарок.

Читайте также  Как выписать счет фактуру иностранной организации?

Образец заполнения

С помощью этого онлайн-сервиса для ИП или этого онлайн-сервиса для организаций можно вести налоговый и бухучет на УСН и ЕНВД, формировать платежки, 4-ФСС, СЗВ, Единый расчет 2017 подавать любую отчетность через интернет и пр.(от 250 р/мес.). 30 дней бесплатно, при первой оплате(если переход по этим ссылкам с этого сайта) три месяца в подарок.

Как составить?

В штатном расписании должны быть указаны следующие данные:

  • Полное наименование организации, в соответствии с учредительными документами.
  • ОКПО организации.
  • Номер штатного расписания (можно использовать любой способ нумерации).
  • Дата фактического составления.
  • Нужно указать период действия штатного расписания (обычно эта дата равняется 1 году).
  • В правом верхнем углу ставится гриф «Утверждено» и указываются реквизиты приказа об утверждении и введение в действие штатного расписания.
  • Наименование должности работника в соответствии с ЕКСД.
  • Количество работников по каждой должности.
  • Размеры тарифных ставок (окладов) работников.
  • Оклад в штатном расписании нельзя указывать в диапазоне(20 000 — 25 000 руб.), указывайте их в фиксированном размере(21 350 руб.) (ч. 4 ст. 129 ТК).Оклад всегда указывают для полной ставки(ч. 4 ст. 129 ТК).

  • Постоянные надбавки и доплаты.

Если на предприятии меняется перечень должностей, количество работников, оклады и премии, то в штатное расписание должны быть обязательно внесены эти изменения. Если этого не делать, то могут возникнуть проблемы с проверяющими органами.

Бланк штатного расписания

Форма штатного расписания в формате *doc (Word).

Форма штатного расписания в формате *xls (Excel).

Правила заполнения

В начале заполняется шапка документа, указывается наименование предприятия в соответствии с учредительными документами.

Указывается код по ОКПО.

Заполняется поле «Номер документа».

Проставляется текущая дата составления документа.

В графе «На период» указывается период действия штатного расписания.

В гриф утверждения документа вносятся реквизиты приказа по основной деятельности, которым был утвержден данный документ, а ниже – общее количество штатных единиц организации или предприятия.

Далее заполняется таблица в соответствии с занимаемыми работниками должностями, окладами и другим:

  • Структурное подразделение:
    1. Наименование — к структурным подразделениям относятся филиалы, представительства,отделы, цеха и другое.
    2. Код — указываются номера подразделений в порядке, позволяющем определить подчиненность и структуру всей организации.
  • Профессия (должность) — если законом установлены льготы и ограничения в отношении работы в определённой должности, то наименования должностей организации должны соответствовать наименованиям и требованиям, указанным в квалификационных справочниках (ст. 57 ТК РФ). Для некоторых категорий работников (муниципальных служащих, членов избирательной комиссии, государственных служащих) должности указываются в соответствии с реестром должностей.
  • Количество штатных единиц — указывается количество штатных единиц, которе предусмотрено в организации, в том числе неполных.
  • Оклад (тарифная ставка) — указывается фиксированный размер оплаты труда по должности за выполнение нормы труда за единицу времени или исполнение трудовых обязанностей за месяц. При этом в графу может вноситься как фиксированный размер оплаты труда работников в рублях, так и проценты или коэффициент трудового участия (КТУ), коэффициент распределения и другое в соответствии с законодательством РФ, коллективным и трудовым договорами, соглашениями и иными нормативными актами организации.
  • Надбавка — указываются жоплаты и надбавки компенсационного характера и стимулирующие выплаты, установленные действующим законодательством РФ, а также введенные по усмотрению организации. Если величина надбавки периодически меняется, то лучше её не указывать в штатном расписании, а в графе 10 сделать ссылку на документ, устанавливающий такую надбавку.
  • Месячный фонд заработной платы — указывается сумма должностного оклада и надбавок (в рублях или в других измерениях). Если оклад установлен в рублях, а надбавки – в процентах или коэффициентах, то в графе 9 делается прочерк, а в графе 10 даётся ссылка на документы, определяющие эти надбавки.
  • Примечание — вносится любая информация, относящаяся к штатному расписанию: сдельная или повременная оплата труда, локальные нормативные акты организации, устанавливающие размер оплаты труда, виды и размеры надбавок и т.д.

С помощью этого онлайн-сервиса для ИП или этого онлайн-сервиса для организаций можно вести налоговый и бухучет на УСН и ЕНВД, формировать платежки, 4-ФСС, СЗВ, Единый расчет 2017 подавать любую отчетность через интернет и пр.(от 250 р/мес.). 30 дней бесплатно, при первой оплате(если переход по этим ссылкам с этого сайта) три месяца в подарок.

Приказ об утверждении

Штатное расписание должно быть утверждено руководителями всех структурных подразделений или отдельными сотрудниками руководящих должностей. После этого штатное расписание направляется на рассмотрение к главному бухгалтера и руководителю кадровой службы.

После утверждения штатного расписания бухгалтером и руководителем кадровой службы издаётся приказ руководителя об утверждении нового расписания.

Когда приказ издан, в штатном расписании проставляется дата и номер.

Кто ответственный?

Обычно штатное расписание составляется работник кадровой службы или бухгалтер. Но его составление можно поручить любому работнику предприятия.

Ознакомление

Штатное расписание не является локально-нормативным актом организации, поэтому работодатель не обязан знакомить с ним работников.

Показать/скрыть: Письмо Роструда от 15.05.2014 N ПГ/4653-6-1

ФЕДЕРАЛЬНАЯ СЛУЖБА ПО ТРУДУ И ЗАНЯТОСТИ

ПИСЬМО от 15 мая 2014 г. N ПГ/4653-6-1

В Управлении юридического сопровождения деятельности центрального аппарата и правовой поддержки территориальных органов Роструда Федеральной службы по труду и занятости (далее — Управление) рассмотрено обращение.

В пределах компетенции сообщаем следующее.

Согласно п. 5.5.4 Положения Роструд осуществляет информирование и консультирование работодателей и работников по вопросам соблюдения трудового законодательства и нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права. Мнение Роструда по вопросам, содержащимся в обращении, не является разъяснением и нормативным правовым актом.

В соответствии с ч. 3 ст. 68 Трудового кодекса Российской Федерации (далее — ТК РФ) при приеме на работу (до подписания трудового договора) работодатель обязан ознакомить работника под роспись с правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника, коллективным договором.

Источник: https://ipipip.ru/kadri/%D0%A8%D1%82%D0%B0%D1%82%D0%BD%D0%BE%D0%B5_%D1%80%D0%B0%D1%81%D0%BF%D0%B8%D1%81%D0%B0%D0%BD%D0%B8%D0%B5/

Составления штатного расписания организации

Кто должен делать штатное расписание в организации?

Штатное расписание: особенности ведения

Пример структуры штатного расписания

Роль штатного расписания на предприятии

Штатное расписание – это удобная форма систематизации данных о количестве персонала организации в разрезе структурных подразделений и с учетом фонда заработной платы. Ведение штатного расписания является обязательным для всех предприятий. Это один из основных документов компании, в нем отображена вся структура предприятия, а также фонд оплаты труда.

Штатное расписание: особенности ведения

Штатное расписание отображает кадровую структуру предприятия с разбивкой на подразделения, должности, профессии и с учетом фонда заработной платы (тарифных окладов и надбавок по должностям). В этот документ включаются все структурные единицы, в том числе вакантные должности.

Заполнение этого документа является обязательным для каждого предприятия, для этого можно использовать унифицированную форму Т-3 или создать собственный образец штатного расписания. Разработанная Госкомстатом форма Т-3 является понятной для заполнения и удобной для пользования, поэтому большинство предприятий предпочитают ею пользоваться.

Штатное расписание составляется для всей компании в целом, учитывая все подразделения и филиалы. Для филиала может составляться отдельный документ, но он обязательно включается в расписание штатной структуры компании в целом.

Штатное расписание составляется в начале деятельности предприятия, срок его действия устанавливает компания самостоятельно. При этом обязательно указывают на документе дату составления и срок действия. Большинство компаний составляют штатное расписание на один год, но если в компании не происходит значительных изменений, то оно может составляться и на несколько лет.

В случаях переименования должностей и отделов, введении новых структурных единиц, реструктуризации организационной структуры компании, сокращении штата обязательно нужно вносить изменения в штатное расписание.

Изменения вносятся путем приказа руководителя. Приказ может быть:

  • на внесение изменений (при единичных изменениях, например, добавление новой должности);
  • на составление нового штатного расписания (рекомендуется не чаще 6 раз в год).

Об изменениях в штатном расписании необходимо письменно уведомить сотрудников, которых эти изменения касаются.

Ответственными за составления штатного расписания назначаются специалисты кадрового отдела или бухгалтерии, если компания маленькая, это может делать и руководитель.

В штатном расписании содержатся элементы коммерческой тайны (например, размер заработной платы), поэтому оно составляется в одном экземпляре и хранится в бухгалтерии, при необходимости может быть составлен экземпляр для руководителя. До руководителей структурных подразделений доводится только та часть документа, что относится к их зоне ответственности. В кадровую службу предоставляется информация по вакантным должностям.

В штатное расписание не включается информация с фамилиями людей, которые занимают отдельные должности. Эти данные вносятся в отдельный необязательный для компаний документ – Штатную расстановку или замещения, этот документ может дублировать образец штатного расписания только с дополнительным столбцом с ФИО работника.

Пример структуры штатного расписания

Штатное расписание предприятия должно включать следующие разделы:

  1. Название компании и код ОКПО.
  2. Дата документа, номер и срок его действия.
  3. Перечень структурных подразделений компании. Если предприятие связано с государственной службой или с опасными условиями производства, то название подразделений должно точно соответствовать государственным и отраслевым классификаторам, справочникам и нормативным документам, чтобы не спровоцировать проблемы при оформлении льготных пенсий сотрудникам.
  4. Коды подразделений. Для каждого подразделения на предприятии определяется отдельный код, что отображает место подразделения в общей структуре компании, это значительно упрощает документооборот компании.
  5. Названия должностей. Все должности компании должны отображаться по подразделениям. Название должно соответствовать Общероссийскому классификатору профессий.
  6. Количество персонала, что предусмотрено для каждой должности. Если предполагается работа по совместительству или неполный рабочий день, то в штатное расписание вносятся соответственные показатели – 0,25; 0,5; 0,75; 1,5 и т.д.
  7. Тарифные ставки в разрезе должностей, указывается в рублях, процентах от продаж или других показателях (зависит от того, какая система оплаты труда выбрана на предприятии).
  8. Надбавки, премии по каждой должности. Также могут отображаться как в рублях, так и в процентах.
  9. Доплаты за вредные условия труда, что утверждаются по специальной схеме.
  10. Суммарная заработная плата с учетом надбавок и т. д. Из этой графы легко и просто для руководителя можно увидеть фонд заработной платы на месяц.
  11. Примечание. Если расчет заработной платы сильно сложный, то можно в данной графе вставить номер документа, где описан детальный расчет.
  12. Подпись руководителя, а также главного бухгалтера и начальника кадровой службы.
  13. Приказ руководителя.

Если работник не занимает определенную должность, а привлекается для выполнения временной работы, то это также нужно включать в штатное расписание.

При заполнении тарифных окладов и надбавок часто возникают ошибки, исправить их можно путем зачеркивания и исправления с подписью исполнителя.

Роль штатного расписания на предприятии

При составлении штатного расписания нужно внимательно соблюдать правила, так как часто оно используется как доказательство в судебных спорах и при оформлении пенсии. Этот документ имеет постоянный срок хранения.

Из документа руководитель может проанализировать структуру предприятия, количество должностей, фонд зарплаты и внести замечания.

В некоторых случаях сотрудника при трудоустройстве нужно ознакомить с записями о его должности в штатном расписании, если в его трудовом договоре указано, что оклад формируется согласно штатному расписанию.

Читайте также  Кто должен заниматься инвентаризацией в организации?

Сотрудник может также затребовать выписку из штатного расписания с данными о его должности и заработной плате, важно, чтобы в данном документе были данные, касающиеся только этого сотрудника.

Государственные органы (Налоговая инспекция, Пенсионный фонд, ФСС и др.) часто требуют штатное расписание в процессе проверок.

Источник: https://1000sovetov.ru/article_sostavleniya-shtatnogo-raspisaniya-organizacii

Изменение штатного расписания: порядок действий при увеличении оклада, переименовании, сокращении и введении новых должностей, образцы приказов

Кто должен делать штатное расписание в организации?

Предприятие представляет собой живой организм, поэтому нуждается в корректировках расписания и графика работы. Не является исключением такой документ, как штатное расписание. Необходимость внесения в него поправок (переименование должности, добавление или сокращение) связано с рядом причин: реорганизацией структуры, изменением фонда оплаты труда, модернизацией или спадом производства. В этом есть свой порядок действий и типовые образцы приказов.

Штатное расписание — основа деятельности предприятия

Именно внесение изменений в штатное расписание является отправной точкой для осуществления конкретных преобразований на предприятии. Речь идёт не только об изменениях в графике работы, ведь при любых переменах в системе очень важно учитывать продуктивность и результативность работников — эти показатели не должны быть ниже предыдущих за аналогичный период.

Руководство компании может избежать неприятных ситуаций, в частности трудовых споров, претензий со стороны контролирующих органов, если отнесётся с ответственностью к процессу оформления изменений в штате.

Когда меняется штатное расписание, издаётся соответствующий приказ.

На каких основаниях изменяют штатное расписание

Изменения в штатное расписание вносят в следующих случаях:

  1. Преобразование (модификация) компании, что требует исключения некоторых должностей или введения новых.
  2. Уменьшение масштабов деятельности, когда появляется необходимость в сокращении численности штатных сотрудников.
  3. Развитие бизнеса, которое влечёт набор новых работников.
  4. Повышение или понижение фонда заработной платы.
  5. Реорганизационные процессы на предприятии.
  6. Корректировка наименований должностей.

Данный список не ограничен представленными случаями, но именно эти встречаются на практике наиболее часто.

Стандартная форма штатного расписания применяется как на частных, так и на государственных предприятиях

Существуют ли исключения и ограничения по закону

Предъявленные Трудовым кодексом регламентирующие требования касаются причин, по которым могут быть изменены качество и численность штата.

Что касается ограничений, если они не противоречат основным требованиям уставных документов предприятия (род деятельности, сфера производства товаров или предоставления услуг, технология изготовления и т. д.), каждое предприятие вправе вносить любые корректировки и изменения в плане создавшейся ситуации.

Кто должен составлять штатное расписание и вносить изменения

В законодательстве нет чёткого указания на то, кто должен заниматься штатным расписанием. Так или иначе участвовать в комплектации кадрового состава могут все.

Даже рядовые сотрудники имеют право подавать ходатайства о необходимости упразднения и введения ставок, переводе на другую должность. Технически составляет штатное расписание тот, на кого руководство возложило такую обязанность.

Обычно это кадровик, экономист или бухгалтер. В небольших предприятиях штатным расписанием занимается сам учредитель.

Как правильно внести изменения в штатное расписание

Порядок действий и оформление приказа будут несколько отличаться в зависимости от того, по какой причине вносятся изменения.

Увеличение и уменьшение оклада

Первоосновой приведения в правовое поле повышение окладов сотрудников компании является издание соответствующего приказа, в котором должны быть указаны:

  1. Перечень должностей, по которым будет производиться повышение оклада.
  2. Размеры новых окладов (конкретно по каждой должности).
  3. Точная дата внесения изменений.

Обе стороны трудовых отношений подписывают соглашение к трудовому договору по поводу повышения оклада, на основании чего издаётся приказ. Многие руководители используют унифицированную форму, но трудовое законодательство позволяет составлять этот документ в свободной форме, приемлемой для данного предприятия, с учётом его специфики.

Все вопросы, касающиеся оплаты, являются одной из основ трудовых отношений. Работодатель должен придавать этому важное значение, особенно в плане выполнения законных требований. Исходя из этого, после документального оформления повышения окладов сотрудникам, следует внести соответствующие коррективы в трудовой контракт. Те, кого коснулись изменения, должны быть ознакомлены с приказом, подтвердив это своей подписью.

Изменения в оплате труда вносятся в штатное расписание посредством приказа

В случае уменьшения оклада, конечно, отношения субъектов значительно усложняются. Законным может считаться уменьшение оплаты без согласия сотрудника в случаях, вызванных конкретными технологическими или экономическими причинами. Хотя это не является утешительным фактором для работника, подлежащего сокращению.

Нередки случаи, когда руководитель ведёт себя некорректно, предлагая в принудительном тоне заключить дополнительный трудовой договор о снижении размера зарплаты. Причём делает это, превышая свои полномочия и пользуясь служебным положением.

Если работник не соглашается, руководитель позволяет себе угрожать ухудшением условий работы или даже увольнением. Такие случаи однозначно расцениваются как нарушение трудового законодательства и, естественно, являются причиной для подачи иска в суд.

Такие моменты усугубляют трудовые споры и доводят до такого уровня, когда по-другому с ними справиться невозможно.

Реорганизация компании и оптимизация штата: ввод, вывод и замена должностей

В штатное расписание в период реорганизации вводятся новые должности и исключаются те, которые не составляют интереса для предприятия. С новыми должностями вопрос понятен, ведь желающих их занять в настоящее время достаточно. А вот с сокращёнными или выведенными за штат рабочими всё значительно сложнее.

Сокращение штата и ликвидация отделов

Администрация предприятия обязана подготовить служебную записку о предстоящем сокращении за два месяца до события. Уволенному работнику выплачивается выходное пособие — среднемесячный заработок в течение двух месяцев от момента прекращения трудовых отношений.

В приказе о сокращении численности трудового коллектива необходимо указать следующие данные:

  1. Список сокращаемых должностей.
  2. Точная дата сокращения.

Сокращению могут подвергаться как отдельные должности, так и целые отделы

Очень важным моментом, который должны учитывать работодатели, являются категории сотрудников, не подлежащие сокращению.

При переименовании должностей руководитель также должен уведомить об этом сотрудника письменно за 2 месяца до внесения изменений (ст.74 ТК РФ).

Наличие вакансий является самым безболезненным выходом при сокращении, ведь работодателю не придётся испытывать лишние негативные эмоции, когда он вынужден лишать человека работы. Если под сокращение попадают незанятые должности, составляется акт, на основании которого вносятся изменения.

Введение новых штатных единиц и отделов

Приказ о введении новых должностей содержит такую информацию:

  1. Наименование должности. Если вводится целый отдел, указывается его название и список должностей.
  2. Точная дата вступление изменений в силу.

В данном случае момент издания приказа совпадает с моментом штатных нововведений. Это возможно потому, что данные изменения не отражаются на судьбе сотрудников предприятия. С нововведениями знакомят в первую очередь кадровиков, которые будут заниматься разработкой должностных инструкций.

Если контроль за исполнением приказа возлагается на конкретных сотрудников, они расписываются в том, что ознакомлены с ним

Порядок действий при переименовании должности

Новое наименование должности часто происходит в сфере трудовых отношений, в производственных и административных процессах. К примеру, можно вспомнить, что в недалёком прошлом в торговле была очень распространённой должность товароведа. Сейчас вряд ли осталась такая интерпретация, ей на смену пришло понятие «менеджер».

Так вот, при переименовании должности изменение происходит, как говорится, без лишних движений. Издаётся приказ по тому же принципу, как и при введении новой штатной единицы, с той лишь разницей, что в документе должно указываться предыдущее название должности, а затем новое.

В ситуации, когда на должности работает сотрудник, изменение наименования проводится с его ведома и согласия. Опытный руководитель всегда найдёт общий язык с подчинёнными и сумеет доходчиво объяснить причину изменений и основательно аргументирует.

Если трансформации вызваны серьёзными технологическими и организационными факторами, работодатель вправе произвести изменения даже без согласия работника (ст. 74 ТК РФ). Далее обе стороны подписывают соглашение по поводу модификации названия должности. После этого издаётся соответствующий приказ.

Кадровик вносит информацию в личную карточку и трудовую книжку сотрудника.

Иногда переименование должности входит в целую группу измениений штатного расписания, все их можно ввести одним приказом

Методика внесения изменений в штатное расписание

Прежде чем внести изменения, начальник отдела или другого структурного подразделения готовит на имя руководителя компании докладную записку с подробным обоснованием и экономическими расчётами.

Правила составления приказа

Приказ издаётся на основании ст. 74 ТК РФ, как правило, он называется «О внесении изменений в штатное расписание» или «О частичном…». Констатирующая часть заполняется аргументацией на уровне данного предприятия, уточняются нюансы изменений.

На фирменном бланке руководитель издаёт приказ. Текст данного документа состоит из двух частей: констатации и распоряжения. Первая часть — законное основание и причина, вторая — конкретные изменения с указанием сроков и ответственных за исполнение.

Если компания представляет собой сложную структуру с большим штатом, названия должностей могут повторяться. Поэтому в приказе необходимо указывать не только должность, но и конкретное структурное подразделение.

Уведомление сотрудников

Содержимое приказа документа должно быть доведено до всех штатных сотрудников, которых касаются нововведения. Они должны внимательно ознакомиться с ним, принять к сведению и расписаться на обратной стороне.

Если сотруднику понадобится выписка из расписания, она выдаётся на основании ст. 62 ТК РФ. Выписка содержит сведения о выплатах по конкретной должности. Руководствуясь ст. 88 ТК РФ, информация об окладах остальных работников в выписке не указывается.

В каких случаях нужно утверждение нового расписания

При частичных, незначительных коррекциях, изменения вносятся в отдельные графы действующего документа. При существенных модификациях возникает необходимость разработки нового расписания штата сотрудников.

Обычно штатное расписание составляется сроком на год. Если нужно переименовать должность или ввести новую в середине года, в штатное расписание вносятся изменения приказом. Количество повторных изменение законом не ограничивается. А оформить новое штатное расписание можно будет на следующий год.

Если изменения в штатном расписание глобальные, проще упразднить старый и составить новый документ

Обоснование изменений: служебная записка

Руководство предприятия готовит служебное письмо, обращённое к сотрудникам. Оно содержит уважительное обращение и подробное объяснение необходимости внесения изменений, особенно если это касается сокращения. В записке предлагаются варианты выхода из ситуации. Это может быть предложение занять другую должность.

Форма составления и заполнения служебной записки произвольная

Если предстоящее сокращение вызвано серьёзными технологическими обстоятельствами, работодатель вправе сократить должность без согласия сотрудника. Однако этот факт не исключает требования в написании руководителем служебной записки.

В этом случае он должен проявить уважение и такт, особенно по отношению к работникам, которые добросовестно исполняли свои обязанности. Здесь имеет место человеческий фактор, когда сотрудник получает моральную травму в связи с потерей работы.

Именно проявление деликатности не позволит усугубить и без того затруднительное положение человека, а значит не вызовет в нём протеста и не вынудит его идти на крайний шаг — подачу иска в суд.

Внесение изменений в штатное расписание должно иметь в первую очередь обоснованный характер. Информация должна быть доведена до ведома сотрудников, а лицо, на которое возложена обязанность выполнения контроля, должно отчитаться о результатах проделанной работы. Работодатель должен владеть основами юридической грамоты и не допускать лишних трудовых споров, ведь существуют боле уязвимые категории работников, которые застрахованы от попадания в список сокращённых.

Источник: https://ipshnik.com/rabota-s-kadrami/izmenenie-shtatnogo-raspisaniya-chto-nuzhno-znat.html